Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Образец приказа оплата за расходы по переезду в размере фактических расходов». Кроме того, ниже Вы можете задать свой вопрос и получить бесплатную онлайн консультацию юриста.
Расходы на аренду переговорной комнаты или банкетного зала, развлекательные мероприятия (боулинг, сауна, экскурсии), лечение заболеваний, проведение юбилейного торжества сотрудника, оформление праздников, приобретение сувенирной продукции, подарков и наград не могут уменьшить базу для исчисления налога на прибыль.
Работодатель, возмещая работнику расходы, связанные с переездом, вправе учесть такие расходы в целях налогообложения, но только в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Работодатели возмещают своим сотрудникам расходы на транспорт либо исходя из обязанности, вытекающей из Трудового кодекса РФ (при направлении в командировку, разъездном характере работу, переезде в другую местность и т.п.), либо по собственной инициативе. В последнем случае порядок компенсаций должен быть прописан в локальном нормативном акте организации. Рассмотрим бухгалтерский и налоговый учет при оплате транспортных расходов работников.
Содержание:
Бухгалтерский учет операций, связанных с возмещением транспортных расходов
Некоторые специалисты предлагают отнести расходы на проезд работников к командировочным. При этом в их должностных инструкциях не указывать разъездной характер работы. Однако данный способ довольно трудоемкий. Ведь все поездки работников придется оформлять как командировки: издавать приказ, выписывать командировочные удостоверения и т. п.
При этом организация может учесть данные расходы и в составе прочих, так как их перечень открыт и организация самостоятельно определяет согласно статье 252 НК РФ к какому виду расходов относить расход, если его можно отнести к нескольким.
После окончания приема и обслуживания делегации ответственные лица, на которых были возложены обязанности по составлению отчета о проведенных мероприятиях, обязаны не позднее сроков, определенных в приказе, составить отчет об использовании средств на прием делегации.
Данный документ содержит сведения:
- название хозяйствующего субъекта;
- заголовок приказа (о проведении переговоров, делового обеда) и его порядковый номер;
- дата составления документа и месторасположение субъекта;
- цель мероприятия (поддержание делового общения, увеличение объемов продаж);
- обозначение ответственных специалистов за исполнение данной процедуры с указанием определенных задач для каждого работника;
- дата и время мероприятия;
- перечисление запланированных рабочих моментов;
- назначение ответственного сотрудника за составление сметы расходов и контроля выполнения распоряжения и последующего формирования отчета о совершенных действиях;
- указание бухгалтеру о выдаче необходимой суммы;
- виза руководителя субъекта и указанных в документе специалистов.
На работу трудоустроили сотрудника, который прилетел с другого города. При трудоустройстве сотрудник предоставил электронный авиабилет и посадочный талон. Возможно ли оплатить сотруднику стоимость авиабилета? Нужно ли прописать в трудовом договоре, что при трудоустройстве организация компенсирует сотруднику расходы на авиаперелет? Нужно ли со стоимости выплаты сотруднику стоимости авиабилета удерживать НДФЛ, взносы? Можно ли затраты сотрудника на авиабилеты принять к расходам и уменьшить на полную стоимость налог на прибыль? Как провести в бухгалтерском и налоговом учете по проводкам расходы сотрудника на авиабилет? К каким видам расходов отнести расходы на авиабилет- к прочим или к оплате труда?
В отношении коммерческих организаций таких норм пока нет. Однако, по мнению авторов настоящей книги, если организации, не финансируемые из бюджета, не готовы отстаивать свое мнение в суде, также должны руководствоваться нормами указанного документа (до утверждения соответствующих норм), так как глава 25 НК РФ ограничивает данные расходы в целях налогообложения исключительно для всех организаций – плательщиков налога на прибыль (Письмо Минфина Российской Федерации от 14 марта 2006 года №03-03-04/2/72).
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики по вопросу учета в целях налогообложения прибыли расходов организации по возмещению работникам расходов в связи с их переездом на работу в другую местность и сообщает следующее.
В практической деятельности хозяйствующих субъектов нередко встречается ситуация, когда работник переводится на постоянную работу в другую местность. В этом случае ТК РФ предусмотрено право работника на компенсацию расходов, связанных с переездом, если этот переезд осуществляется по предварительной договоренности с работодателем.
Подпунктом 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, отнесены, в частности, суммы выплаченных подъемных в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Прежде всего информация о том, что работа сотрудника носит разъездной характер, должна содержаться в его должностной инструкции. Кроме того, обязанность работодателя компенсировать сотруднику расходы, возникающие при выполнении им своих трудовых обязанностей, нужно прописать в одном из пунктов трудового либо коллективного договора. Также руководителю целесообразно издать приказ о компенсации расходов, утвердив при этом список должностей, работа на которых связана с разъездами.
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование не начисляйте и в этом случае, поскольку с сотрудником нет трудовых отношений.
В случае отсутствия у иностранного гражданина договора медицинского страхования, заключенного с иностранной страховой организацией, соответствующего критериям, установленным настоящим пунктом, и его отказа заключить договор обязательного медицинского страхования этому иностранному гражданину в порядке, определенном законодательными актами, отказывается в пропуске через Государственную границу Республики Беларусь.
Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду (168.1 ТК РФ).
Перечень представительских расходов обозначен Налоговым кодексом (п.2 ст.264):
- оплата деловых приемов, заседаний в гостиничных и ресторанных комплексах или собрание с партнерами на территории предприятия (к примеру, завтраки и обеды);
- расходы на крепкие, алкогольные напитки и буфет;
- затраты на препровождение гостей до пункта назначения;
- оплата работы переводчика, не являющегося частью коллектива фирмы.
Компенсация подразумевает, что деньги выдаются за фактически понесенные сотрудником расходы. А значит, он должен составить авансовый отчет и приложить к нему проездные документы, например, за месяц. Деньги организация может выдавать как по факту подачи отчета, так и заблаговременно — до начала месяца.
Работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной форме обучения, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно (ст. 173 ТК РФ).
Данные издержки позволяют компании, применяющей для работы общую систему налогообложения, сократить налогооблагаемую базу в пределах установленного лимита — 4% от суммы расходов фирмы на заработную плату. Чтобы иметь возможность списания данных расходов, необходимо подготовить приказ на представительские расходы.
В программе приема представителей делегации и (или) отдельных лиц приводится расписание по датам и часам графика их пребывания в стране прибытия, с указанием проводимых мероприятий. Подготовленная программа представляется руководителю организации на рассмотрение и утверждение. После утверждения руководителем организации программа распечатывается на русском (белорусском) языке и на языке принимаемой стороны и вручается всем членам делегации в начале их визита. Таким образом, организации вправе самостоятельно устанавливать размеры такого возмещения, закрепляя это положение в трудовом договоре, заключаемом с работником.
Порядок возмещения командировочных расходов работнику
Статья 168.1 Трудового кодекса обязывает работодателей возмещать сотрудникам расходы, связанные со служебными поездками, если их работа происходит в пути либо имеет разъездной характер. Компенсация, выплачиваемая в соответствии с требованиями трудового законодательства, учитывается при налогообложении по особым правилам. Но для этого она должна быть правильно оформлена.
Согласно статье 11 Трудового кодекса на территории Российской Федерации правила, установленные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, распространяются на трудовые отношения с участием в том числе иностранных граждан.
Лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года оплачивается стоимость проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ).
Компенсация за проезд предусмотрена трудовым законодательством и не связана с системой оплаты труда. Значит, к расходам на оплату труда ее относить не нужно (письмо Минфина России от 16.12.2011 № 03-11-06/2/174).
Оформление и содержание приказа о возмещении командировочных расходов
При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения) (ст. 169 ТК РФ).
Представительскими называют расходы, предназначенные для осуществления приемов будущих деловых компаньонов. Их перечень ограничивается трудовым кодексом, выдаются деньги только определенному кругу лиц, закрепленных в приказе о подотчетных лицах. Порядок проведения переговоров и расходования представительских денег определяют в приказе, образец которого можно скачать ниже.
Хоть эти разъяснения про компенсацию расходов на переезд иностранным сотрудникам, их можно применить и в случае переезда граждан России.
Решение о целесообразности проведения приема представителей делегации и (или) отдельных лиц оформляется приказом руководителя организации.
Отметим, что на сегодняшний день такие нормы установлены лишь для организаций, финансируемых из бюджета. Речь идет о Постановлении Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2003 года №187 «О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи с их переездом в другую местность» (далее – Постановление №187).
Если трудовой договор заключен до того как сотрудник вылетел из места нахождения, то имеет смысл прописать, если же трудовой договор заключен после, то эта формулировка не будет иметь никакого смысла, так как на момент вылета трудовой договор не действовал и действия сотрудника, как и последующая выплата компенсации осуществляется за период, когда ни трудовых отношений не было, ни даже договор не был заключен.
Положением о предоставлении гарантий материального, медицинского и жилищного обеспечения иностранных лиц и лиц без гражданства на период их пребывания в Российской Федерации (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.03.2003 N 167) установлено, что гарантиями материального, медицинского и жилищного обеспечения иностранного гражданина на период его пребывания в Российской Федерации являются гарантийные письма приглашающей стороны о принятии на себя обязательств, в частности, по предоставлению приглашающей стороной денежных средств, необходимых для выезда из Российской Федерации иностранного гражданина по окончании срока его пребывания в Российской Федерации.
Граждане Республики Беларусь, юридические лица Республики Беларусь, приглашающие иностранных граждан в Республику Беларусь, вправе заключить договоры обязательного медицинского страхования в пользу иностранных граждан (п. 210 Положения № 530).