Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Каковы правила заполнения трудовой книжки». Кроме того, ниже Вы можете задать свой вопрос и получить бесплатную онлайн консультацию юриста.
В настоящее время выпускается трудовая книжка серии ТК V. Этот документ имеет меньшие габариты, чем его предшественник, и он серого цвета. Бланки ТК имеют небольшой формат, серую обложку. На обложке находится герб России.
Целесообразно ответственным лицам компании пользоваться образцами правильного заполнения трудовой книжки, чтобы не допустить ошибок во время работы.
Содержание:
Как заполняется титульный лист?
Если гражданин устраивается на работу впервые, то работодатель осуществляет заполнение титульного листа трудовой книжки. Он предназначен для личных сведений о наемном специалисте, поэтому вносятся следующие данные:
- Ф. И. О. гражданина, причем информация переписывается из паспорта;
- дата рождения работника;
- информация об имеющемся образовании;
- профессия или специальность работника;
- дата внесения сведений в трудовую книжку;
- далее ставится печать фирмы, где впервые начинает работу специалист.
Трудовая важна для отслеживания общего стажа, что пригодится, когда человек достигнет пенсионного возраста и будет оформлять пенсию. При ведении и оформлении при приеме на работу этого документа необходимо придерживаться требований официально принятого Постановления РФ под номером 225 от 16 апреля 2005 года. В нем четко прописаны все инструкции, которые надо соблюдать при заполнении трудовых книжек. [contents] Кто является ответственным? При смене места работы работодатель всегда обращает внимание на то, где, сколько и в какой должности работал человек. Поэтому этот документ нужно тщательно хранить и заполнять по утвержденным правилам. В каждом учреждении есть приказ, в котором ответственность и обязанности по ведению трудовых возложены на конкретного человека.
Основания для внесения записей
Ни в коем случае нельзя вести записи, используя сокращения. То есть такие частые слова в трудкнижке, как «приказ», нельзя заменять сокращением «пр.»; нельзя писать «расп.», когда речь идет о «распоряжении» и т.д. Эта норма очень важная, поэтому ей необходимо следовать без каких-либо исключений. К тому же, образец трудовой книги рассчитан на то, чтобы все записи можно было делать без сокращений и максимально полно.
Важно: данные о взысканиях в трудовую книжку не заносятся, исключение может составить взыскание в виде увольнения работника.
В качестве основания может выступать не только приказ, но и другой официальный документ. Не требуется вписывать сведения о прохождении испытательного срока или о том, каков характер работы. Если планируется, что новый работник будет работать вахтовым методом, то непременно данный факт прописывается в его трудовой книжке.
Дополнительная работа может отражаться в трудовой книжке в случае пожелания самого работника. Такая запись вносится сотрудником кадрового аппарата на основной работе. Но для этого сотрудник должен предоставить некое документальное подтверждение того, что он еще где-то ведет трудовую деятельность.
Правила внесения сведений об увольнении
Имеются нормативные документы, которых следует придерживаться при внесении информации в бланк. Заполнение трудовых книжек в 2018 году регулируется: ст. 66 ТК РФ; Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225; Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Трудовая книжка — важный документ, который удостоверяет трудовой стаж и трудовую деятельность работника. Эти сведения необходимы не только соискателю при поступлении на работу, но и гражданину для получения некоторых социальных гарантий, льгот, пенсии и т. д. Заполнение трудовой книжки, а также порядок ее заведения, хранения и учета регулируются, помимо Трудового кодекса, соответствующими постановлениями правительства и министерства труда.
Ведением трудовой книжки занимается непосредственный работодатель или уполномоченное лицо в компании. Работодатель может самостоятельно назначать определенного работника компании, который будет ответственен за правильное заполнение трудовых книжек. Выбирается для этого сотрудник, который должен заниматься такой работой на основании должностной инструкции или трудового договора.
Назначается ответственный работник путем издания соответствующего приказа. Только после выполнения данного процесса специалист может приступать к внесению нужных сведений в трудовые книжки.
Нюансы создания записей
Правильное заполнение трудовой книжки предполагает использование гелевой или перьевой ручки. Можно пользоваться даже шариковыми ручками, так как в законодательстве отсутствуют четкие требования.
Все сведения должны быть сделаны аккуратным и понятным почерком. Не допускается исправлять ошибки красной ручкой.
Основания для внесения записей
Для внесения любой записи в документ требуется наличие основания. Для этого используются официальные документы:
- личная документация наемного специалиста, представленная паспортом, свидетельством о заключении брака, а также бумагами об образовании;
- приказы, на основании которых человек увольняется или принимается на работу.
Данная запись должна содержать сведения:
- наименование структурного подразделения компании, куда устраивается специалист;
- должность, которую он будет занимать;
- реквизиты приказа, необходимого для трудоустройства.
Основные правила внесения сведений
Трудовая книжка является важным документом для каждого человека. Она содержит информацию обо всех организациях, где был официально трудоустроен гражданин. Поэтому необходимо правильное заполнение трудовой книжки, чтобы в ней были только актуальные и достоверные сведения. Процедура выполняется исключительно работодателями, которые могут вносить информацию в документ. Сюда относится информация о приеме на работу, увольнении, предоставлении разных наград или о переводе. Если изменятся фамилия или другие личные данные работника, то соответствующие изменения обязательно вносятся в книжку.
Понятие трудовой книжки
Она представлена небольшой книжкой синего цвета. Такой документ используется любым человеком, планирующим официальное трудоустройство. Процесс внесения сведений регулируется разными законодательными актами:
- ТК содержит сведения о том, что такое трудовая книжка, кто занимается ее заполнением, а также каковы правила ее хранения и оформления.
- ФЗ №195 устанавливает ответственность для работодателей за неправильное ведение документа.
- ПП №225 утверждает форму документа и его вкладыша, а также приводятся нюансы хранения и ведения книжки.
- Постановление Минтруда №69 определяет правильный порядок заполнения разных разделов книжки или исправлений недостоверных сведений.
Если планируется дистанционная работа, то запись является стандартной, поэтому не требуется указывать характер работы специалиста.
Для подавляющего большинства трудящихся свойственно продвижение по карьерной лестнице. Или переход из одного структурного подразделения в другое.
Будущий сотрудник при трудоустройстве предъявляет свою трудовую книжку для оформления трудовых правоотношений с нанимателем.
Как правильно заполнить трудовую книжку? Информацию в бланк можно вносить чернилами фиолетового цвета. Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки, т. к. в дальнейшем данные, указанные в бланке, будут использоваться для подсчета стажа и оформления пенсионного пособия. Ошибки в бланке могут доставить немало неприятностей владельцу. Даты вносятся арабскими цифрами.
Чаще всего это: кадровые работники; делопроизводители; непосредственно работодатель; бухгалтера. Дело это ответственное, требует особой грамотности и внимательности, знания законодательной базы по ведению документации. Поэтому нужно тщательно выбирать человека для назначения ответственного за трудовые книжки. Точно таким образом происходит внесение информации относительно перевода работающего на другую должность, либо в другой отдел одного учреждения. Раздел с информацией о поощрениях заполняется по аналогии: сначала — номер, под которым оформляется запись, цифрами — непосредственно дата поощрения; вид поощрительных действий — к примеру, благодарность, кем выдано и мотив; документ, обосновывающий поощрение — приказы, постановления.
Но в данной статье мы поговорим не о работнике и трудкнижке, а о работодателе и трудкнижке, то есть о ее заполнении. Заполнение трудовых книжек обговорено в Инструкции по заполнении трудкнижек (№ 69). Данный документ был утвержден Постановлением Минтруда России 10 октября 2003 года.
Как заполняется титульный лист?
Если выписка оформляется из копий листов, они пронумеровываются, заверяются подписями и печатью вверенного лица, сшиваются нитью, и еще раз заверяются печатью и подписью в месте прошивки. Аналогично поступают и с рукописным вариантом. Выдача выписки производится по заявлению и официальному акту — приказу. Образец выписки из трудовой книжки найдете здесь. Книга учета движения трудовых книжек В каждом учреждении должна вестись эта книга. Главное назначение документа — контроль за трудовыми книжками в учреждении. Книга учета ведется при соблюдении требований: на страницах ставятся номера; книга прошивается, скрепляется бумажной пломбой, на которой ставится число страниц, подпись и печать руководителя.
Годы выпуска бланков АТ определяли по номеру бланка, который был напечатан красным цветом на первой странице. Страницы были защищены водяными знаками, благодаря чему их было непросто подделать. На последней странице находилась пометка «Гознак.1974». С 2004 эти бланки больше не выпускаются, но до сих пор используются некоторыми работниками. То есть если сотрудник приносит вам свой документ о стаже, который имеет реквизиты АТ-II, и он уже предпенсионного возраста, то с этим человеком и его документом, вероятнее всего, все нормально. Но если такой документ принесет лицо в возрасте лет тридцати, да еще и с вшитым вкладышем, это заставит как минимум задуматься о подлинности предоставленных документов и о мотивах лица, его предоставившего. С 2004 стали выпускаться бланки ТК.
Зачастую бывает, что человек в погоне за более благоприятным финансовым положением устраивается на вторую, а то и третью работу. По правилам трудовая книжка хранится у основного работодателя. А вот вторые трудовые отношения оформляются договором.
Именно на эти нормативные акты должны ориентироваться должностные лица компаний, ответственные за ведение личной документации сотрудников. Только в этом случае обеспечивается правильное заполнение трудовой книжки.
Запись о совместительстве вносится по аналогии с записью об основной работе с той лишь разницей, что в этом случае уточняется, что сотрудник принят в качестве совместителя, а не на полный рабочий день. Непременно фиксируется в документе, если человек переводится на новую должность или в другое структурное подразделение компании. Если меняется должность специалиста в штатном расписании, то изменения придется внести и в трудовую книжку.
Смена фамилии Смена фамилии также требует внесения изменений в бланк. Сначала пишется приказ, в основании которого — новый паспорт либо свидетельство, подтверждающее вступление в брак. Как сделать выписку из книжки? Выписка — это документ, представленный как ксерокопия или воссозданный вручную текст трудовой. Особенность выписки в том, что это копия не абсолютно всех страниц, а лишь нескольких нужных человеку. Например — копия титульного и последнего листа с записью о настоящем месте трудовой деятельности. Чтобы безошибочно сделать выписку, нужно придерживаться определенных требований: Если она составляется вручную — на листе бумаги А4 вверху делают надпись «Выписка из трудовой книжки», затем пишут все данные с титульного листа. Потом переходят к внесению информации о местах работы.
Если месяц – то запись двузначная, если год – то четырехзначная. В пункте 1.1. выше упомянутой Инструкции читаем, что все записи должны быть сделаны аккуратно. Для этого используют ручки – гелевые или перьевые, ручки-роллеры, шариковые.
Вписывается число, месяц и год. Записи осуществляются на основании информации паспорта. В иных случаях источником сведений может быть любой из существующих документов, который подтверждает личность.
Наниматель делает запись в трудовую книжку на всех, кто проработал у него более 5 дней (не по совместительству, а на основном месте). Фиксация данных об основной работе всегда начинается с полного и сокращенного наименования компании-работодателя. Оно допускается в рукописном варианте или в виде печатного штампа.
Если даже при внесении сведений в титульный лист допускаются ошибки, то недостоверная информация просто перечеркивается, после чего вносятся верные сведения. С обратной стороны оставляется ссылка, доказывающая верность внесенных данных. Она удостоверяется подписью ответственного лица компании и печатью организации, так как только в этом случае гарантируется грамотное заполнение трудовой книжки. Титульный лист не изменяется, если человек меняет работу.
Вид трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003 (введены в действие с 01.01.2004).
Если сотрудник поощряется на работе с помощью вознаграждения, то это указывается в трудовой книжке. Сюда относится не только получение наград, но и присвоение уникального звания, получение грамоты или нагрудного знака, а также другие награды, которые обычно перечисляются в уставной документации компании.
На титульном листе содержатся личные данные работника: Ф.И.О. (по паспорту, без сокращений); дата рождения (дд.мм.гггг); образование и специальность; профессия. Внесенные сведения заверяются подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение бланков, и печатью организации (если она есть). После этого владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно.